12 tips för webbaserade enkäter och formulär

Enkäter är en av de bästa sätten att hålla koll på vad dina kunder och medlemmar tycker och tänker om ert företag eller förening.

Att hämta in synpunkter och feedback från kunder och medlemmar på ett organiserat sätt, och sedan agera utifrån den data som kommer in kommer att öka omsättningen och era kunders upplevelse av er som företag  eller förening.

För att hjälpa till lite med att hämta in data från era kunder och medlemmar har vi satt ihop ett par tips och råd som vi hoppas att ni kommer att ha nytta av vid kommande formulär för enkäter och marknadsundersökningar.

1. Definiera ett tydligt mål med enkäten

Identifiera vilken information som är absolut mest viktig för er att få in från mottagaren av enkäten. Koka ner vad det är du vill få reda på till ett par nyckelfrågor som ger dig precis den informationen.

Om du exempelvis skapar en enkät som skickas till kunder efter ett köp bör du endast ställa frågor som har med själva köpet att göra. Det är lätt att lägga till “bara en fråga till” när du skapar formuläret. Se till att fundera ut precis vad du är ute efter i resultatet innan du börjar arbeta med frågorna.

2. Håll enkäten kort

De enkäter som får absolut bäst svarsfrekvens är de som tar mindre än 5 minuter att svara på. Alla enkäter som tar mer än 10 minuter att svara på bör byggas om, eller så bör man lägga till ett pris eller annat incitament för att respondenten ska svara på enkäten.

En annan bra sak att tänka på är att hålla nere antalet svarsalternativ på frågorna till ett absolut max på 10 alternativ. För många svarsalternativ gör respondenten snurrig och enkäten kommer att ta längre tid att färdigställa. Bryt hellre ner frågan i flera frågor och fundera på andra sätt att formulera frågan och svarsalternativen.

3. Bygg formuläret för enkla läsbara resultat

Nyckeln till detta är att ställa frågor med tydliga svarsalternativ som skapar resultat som är lätta att analysera och visualisera.
Ett exempel på en sådan tydlig fråga kan vara:

• Vilka tjänster använder du från oss?
• 1) Gym
• 2) Massage
• 3) Personlig träning

Om du har med för många öppna frågor som kräver att respondenten skriver svaret i fritext (exempelvis: Vad gillar du med vårt gym?) kommer analysen att ta tid, samtidigt som det kommer att ta längre tid att svara på enkäten.

Frågor med svarsalternativ gör enkäten enklare att överblicka för respondenten och enklare att utvärdera för er som avsändare. Använd svarsalternativet “Annat” där det är nödvändigt. Lägg då även till ett textfält där respondenten kan ange sitt svar i fritext.
Textfältet visas alltid automatiskt när du använder denna funktion i Formogram.

4. Fråga en sak i taget

Det är relativt enkelt att hamna i frågeställningar som är dubbelbottnade, exempelvis frågor som “Gillar du chips och läsk?”. Denna fråga får tvetydiga svar som är svåra att överblicka, och gör delas upp i två separata frågor för bästa resultat.

5. Undvik ledande frågor

Formulera frågorna på ett sätt som gör att respondenten inte leds i någon speciell riktning avseende svaret. Ett dåligt exempel kan vara “Visst skulle du rekommendera vårt företag till dina vänner?”.

Använd istället “Skulle du rekommendera vårt företag till dina vänner?”. Ledande frågor ger inte objektiva svar. Fundera därför alltid på hur frågan kan formuleras på ett neutralt sätt.

6. Minimera antalet obligatoriska frågor

För många obligatoriska frågor gör att det blir mer tidsödande att svara på enkäten som helhet och resulterar ofta i att enkäten får en minskad svarsfrekvens. Se till att det endast är de absolut viktigaste delarna av enkäten som är obligatoriska.

7. Frågornas ordning har betydelse

I vilken ordning du lägger frågorna har betydelse för hur engagerad respondenten kommer att vara i att fylla i enkäten. Se därför till att de första frågorna är intressanta och enkla att svara på.

Om du behöver ställa frågor om geografi, namn, skostorlek etc. så gör det i slutet av formuläret för att inte skrämma bort respondenten.

Om respondenten har tagit sig tid att svara på enkätens viktiga frågor så kommer denne sannolikt att besvara även dessa frågor i slutet av ditt formulär.

8. Ett logiskt flöde

Gruppera frågor som är relaterade till varandra, gärna med en inledande mellanrubrik, Det kan även göra att längre enkäter känns mer uppdelade och därför inte lika omfattande att gå igenom.

9. Prova enkäten på ett par utvalda testpersoner

När du känner dig klar med formuläret är det bra att få det testat av några kollegor eller vänner. Be dom hålla koll på hur lång tid det tar för dom att svara på enkäten och hur de upplever flödet i frågorna etc.

På detta sätt kan du utvärdera formulärets utformning. Du får samtidigt in svar som du hjälper dig att utvärdera om frågeställningarna ger ett bra mätbart material att arbeta med efter enkätens genomförande.

10. Skriv ut uppskattad tidsåtgång för enkäten

Att skriva ut en uppskattad tidsåtgång för att fylla i formuläret i inbjudan och/eller i toppen ger respondenten en bra chans att planera sin tid. Passa även på att informera om vad svaren kommer att användas till. Formulera inbjudan direkt till respondenten snarare än att skriva inbjudan till gruppen av mottagare som helhet.

11. Skicka enkäten till rätt personer

Se till att enkäten skickas till de mottagare som verkligen är intresserade av de frågor som enkäten handlar om. Inbjudan behöver inte skickas till samtliga era kontakter då det inte är sannolikt att svarsfrekvensen ökar i takt med antalet inbjudna respondenter.

Svaren med den bästa kvaliteten kommer från genuint intresserade respondenter och det är framför allt dom som du vill ha in feedback från.

12. Dela med dig av analys och åtgärder till respondenterna

När enkäten är genomförd och svaren är analyserade är det bra om du delar med dig av de insikter som ni fått av analysen, samt de eventuella åtgärder eller aktiviteter som kommer att ske som en effekt av insikterna.

Om respondenterna känner att de är en del av förändringsarbetet i företaget eller föreningen så är de alltid mer benägna att svara även på kommande enkäter.

Lycka till med dina kommande enkäter genom Formogram!